Managementul timpului – Metoda cisternelor

managementul timpului

Când vine vorba de managementul timpului, eu nu am vrut niciodată să mă organizez sau să am mai mult timp sau să acționez cu tot dinadinsul mai inteligent, însă ….  am fost nevoit 🙂 Când ai multe de făcut, multe planuri, multe proiecte, multe îndatoriri, este mai mult decât necesar să apelezi la câteva șmecherii care să te ajute în managementul timpului, să economisești timp sau să te descurci în situații dificile.

Sunt fel și fel de metode, fel și fel de tehnici, m-am convins însă că cele mai bune sunt cele care funcționează în cazul tău 🙂 Acum eram în situația în care am nu mai puțin de 7 proiecte în care sunt implicat: Noi programe, noi afaceri, noi platforme, noi strategii, etc. Repede mi-am luat o foaie și am început să implementez metoda cisternelor. Aproape m-am simțit  vinovat, o folosesc de ani de zile și nu am scris niciodată despre ea. Așadar repede, a apărut acest post 🙂

Managementul Timpului Folosind metoda Cisternelor

Când ai multe de făcut, riscul este să nu mai ”funcționezi” bine să nu mai prioritizezi, să acționezi doar sub impulsul urgentului, să te defocalizezi, să te stresezi inutil, chiar să te blochezi și nu mai faci nimic bine sau așa cum ți-ai dori.

Cum mult timp în urmă oamenii care încercau să traverseze deșertul Sahara mureau. Atenție, nu mureau neapărat pentru că nu-și luau provizii suficiente, ci mureau pentru că se rătăceau și deviau de la traseu. Chiar dacă foloseau astrele să-i ghideze, totuși micile sau marile ocolișuri le măreau atât de mult timpul de traversare încât fie mergeau în cerc, fie în zig zag, fie fără nici un sens.

Mi-a fost frică să verific cât de adevărată este această idee, m-a interesat mai mult cum au rezolvat această situație. Proiectele noastre uneori seamănă cu traversarea deșertului Sahara adică: nu avem ghidaje precise, nu avem rute bine definite, nu cunoaștem exact pașii sau teritoriul etc.

Proiectele tip Sahara sunt acele proiecte mari, unde ne este cât de cât clară destinația, însă drumul este complicat, sunt mulți pași, multe lucruri neclare, astfel că șansa de a rata devine o variantă din ce în ce mai plauzibilă.

Managementul timpului = Managementul activităților

Primul lucru pe care îl poți lua în considerare este că timpul nu poate fi manageriat. E un timp și punct, indiferent cine ești și ce faci. Timpul nu poate fi manageriat. Poate doar Cel de Sus are o metodă, însă noi pământenii nu putem face ca timpul să se oprească în loc, prin urmare noi putem doar manageria ce se întâmplă cu timpul pe care-l avem la dispoziție.

Metoda cisternelor te ajută în primul rând să-ți manageriezi activitățile, să te focalizezi pe ceea ce este important, să nu te pierzi în detalii și nici să nu te blochezi.

Probabil ai auzit întrebarea: Cum mănânci un elefant? Răspunsule este: bucată cu bucată. Este o metaforă bună și în managementul timpului, doar că acum gândește-te la metoda cisternelor diferit și anume, vezi doar bucățica pe care trebuie să o mănânci, nu vezi tot elefantul.

Ce-au făcut în Sahara și cum se aplică în managementul timpului?

În Sahara au montat cisterne uriașe (butoaie uriașe), în medie din 50 în 50 de km. La ce au ajutat? Când ajungeai la prima cisternă, o vedeai pe a doua și atât. Abia când ajungeai la a doua o puteai vedea pe a treia, abia când ajungeai la a treia o vedeai în zare pe a patra, iar a doua dispărea în zare. Adică întotdeauna vedeai următorul punct și doar următorul punct, nimic mai mult.

Principiul este simplu: Să vezi cu claritate măcar următorul pas, următoarea perioadă, următoarea sarcină, chiar dacă nu știi, nu vezi sau încă nu poți să vezi ce este între cisterna 4 și 5 să zicem.

Proiectele tip Sahara pot fi gestionate în multe feluri, iar acesta este doar un truc pe care eu îl folosesc. Chiar dacă am planuri, secvențe, pași de lucru, totuși la un moment dat simt nevoia de ceva mai multă claritate și mai multă simplitate.

Ce am făcut chiar acum înainte de a scrie acest articol?

Mi-am listat prioritățile (proiectele) și am definit pentru fiecare doar următorul pas, maxim doi, acolo unde nu m-am abținut. Astfel, în loc să am o listă cu 100 de lucruri de făcut (fără glumă) am undeva la 15 taskuri pe care mă concentrez în săptămâna următoare.

Chiar dacă îmi sunt neclari unii pași (să zicem între cisterna 7 și 8 pe unele proiecte), punând pe hârtie, cu claritate doar următorul pas am obținut instant următoarele beneficii:

  • claritate asupra următorului pas;
  • am creat cadrul pentru a trece la acțiune rapid;
  • m-am focusat către a merge mai departe, oricât de mare ar fi proiectul;
  • m-am focusat;
  • am prioritizat;
  • mi-am oferit șansa de a pune proiectele în mișcare și unele activități în flow;
  • îmi este mai ușor să manageriez un set mic de activități;
  • îmi fac agenda punând ceva destul de precis în agendă…. o activitate, nu numele proiectului;
  • m-am simțit ușurat (nu am 100 de lucruri de făcut);
  • mi-a dat energia să atac proiectele mari și să le continui, în mod sistematic;
  • m-am disciplinat și organizat fără măcar să-mi propun;
  • am fost atât de încântat de ce am obținut încât am scris acest articol 🙂

Managementul timpului = Managementul activităților = Managementul energiei

Te invit să citești și articolul despre managementul energiei personale, care este mai mult decât time management și o să-ți placă. Metoda cisternelor îți dă puterea să continui, îți dă puterea să te deblochezi, îți dă energie să mergi mai departe. Dacă ai energie, manageriezi mai bine activitățile și prioritizezi mai bine. Te invit să fii sceptic, să nu mă crezi până nu testezi 🙂

Testeaz-o și vei vedea rezultatele, vei vedea câtă energie economisești.

Când e potrivită această metodă de management al timpului?

Este adevărat, această metodă de time management nu este potrivită tot timpul. Este ca o macara care te ajută să ridici ceva greu. Ar fi culmea să te plimbi cu o macara prin oraș. Așa și cu această metodă, ea își găsește utilitatea în momentele potrivite, nu tot timpul. O poți folosi maxim o dată pe săptămână sau o dată pe lună. Eu de exemplu nu am un interval fix după care o folosesc. Asemenea unei macarale o folosesc când am ceva greu de ridicat, adică o folosesc doar când e cazul.

Chiar dacă este un sfat punctual în managementul timpului, metoda cisternelor este și o abordare strategică a problemelor mari, a proiectelor mari.

Metoda cisternelor este potrivită și în situații neclare. De exemplu cei care vor să înceapă o afacere și vor un plan amănunțit se vor trezi ușor în situația în care abandonează proiectul, fie că nu pot defini pașii intermediari (să zicem, trecerea de la pasul 9 la 10) fie pentru că se sperie.

Metoda cisternelor nu este doar o metodă de prioritizare, ea este în sine și o metodă de abordare a situațiilor dificile sau complexe.

Exemple de cum funcționează:

  • Vrei să pornești o afacere? –> Clarifică-ți primul pas și treci la acțiune
  • Ești deprimat? –> Fă primul pas să ieși din stare, orice consideri potrivit pentru tine.
  • Vrei să devii trainer? –> Fă un prim pas: mergi la un curs, citește o carte, etc
  • Vrei să-ți schimbi cariera? –> Fă doar un prim pas, oricare ar fi acesta potrivit pentru tine
  • Nu ai timp liber cât ți-ai dori? –> Începi doar cu 5 minute pe zi, de exemplu
  • Vrei să îmbunătățești o relație cu cineva? –> Fă un prim pas!
  • Vrei să duci un mare proiect la bun sfârșit? –> Programează-ți doar următorul pas!
  • Vrei să scrii o carte? –> Scrie doar două fraze sau o pagină!
  • Vrei să-ți faci un blog? –> Cumpără-ți domeniul!
  • etc

Dorințele, obiectivele și proiectele noastre, sunt uneori complexe, uneori neclare, uneori depășesc limita de timp, uneori ne sperie. Aplicând metoda cisternelor, lucrurile devin mai ușoare, mai clare, mai simple și cel mai important, te scapă de stres, îți oferă claritate și este ușor să treci la acțiune și să faci primul pas! Te ajută să începi acum!

Puteți să priviți metoda cisternelor în primul rând metaforic. În realitate, în Sahara cineva a montat toate cisternele, însă tu folosești doar strategia Sahara. Nu este nevoie sa-ți fixezi toate cisternele înainte de a pleca la drum, ci doar următoarea, adică ai flexibilitatea de a-ți fixa cu precizie următorul pas care, fie te pornește, fie te duce mai departe către destinație oriunde te-ai afla. Totodată, la fel ca și în Sahara, nu trebuie să te oprești după prima cisternă, trebuie să continui cu a doua și așa mai departe cum știi tu mai bine.

Dacă consideri utile asemenea articole, lasă-mi un comentariu și fa-mi o favoare și mie și prietenilor tăi și oferă-mi un share pe Google plus, Linkedin sau Facebook, iar dacă vrei să-ți mai dezvălui din strategiile pe care eu le folosesc, spune-mi printr-un comentariu care-ți sunt provocările sau întrebările. Poți sa vizitezi și acest articol despre time management veritabil!

Sincer, metoda cisternelor în managementul timpului nu mai știu de unde am aflat-o, pentru că nu eu am inventat-o, însă am o deplină recunoștință pentru cine a creat-o. În acest articol, am reținut doar principiul și am expus cum o folosesc eu.

Mult succes în continuare

🙂

 

31 Responses

  1. Chiar este foarte utila aceasta metoda a cisternelor! 🙂
    Intr-adevar, ma simt mai usurata si am scapat de mult stres gandindu-mi pasii imediat urmatori in acest fel.
    Ma simt mai degajata si am mai multa claritate . Pot sa-mi focusez mai bine atentia si energia pe ce urmeaza sa fac.
    E remarcabil de simplu si eficient ! Ma bucur ca am aflat aceasta metoda 🙂
    Multumesc, Marian!

  2. Servus! Savurez articolele cu o plăcere deosebita! Dar poate ar trebui sa ma si opresc sa le aplic, nu doar sa le citesc 🙁 apoi sa trec la următorul articol… dar provoacă dependența 🙂 Vrem mai mult!!! O zi minunata! (Fug sa.mi incep jurnalul)

    1. Îmi plac toate materialele trimise de tine, le citesc cu plăcere și îmi sunt foarte utile în activitatea didactică mai ales ca manualele existente nu sunt prea performante și mai ales actuale, Am fost încântată să observ ca aplic acestă metodă de gestionare a activităților în intervalul de timp care imi este acordat de ….divinitate, dar nu am conștientizat niciodata acest fapt ci numai am constatat că funcționează. Mulțumesc!

  3. Bine facut articolul, o alta abordare fata de ce am mai citit. Cam toate sunau la fel; vrei sa faci ceva, ai un obiectiv? atunci fa primul pas. Ceea ce mie imi lipseste, nu sunt ideile, ci actiunea. Fac niste pasi, si ma opresc, parca nu stiu ce trebuie sa fac mai departe, si mi se par lucrurile complicate. Orice pasi intreprinzi, trebuie vointa, munca, continuitate.Sunt defapt noi obiceiuri, pe care trebuie sa le implementezi in viata ta, care te fac ordonat, iti dau incredere, multumire, solutiii, idei noi, si simti o transformare treptata.

  4. Gabriela
    Sunt de acord cu ideile expuse. Apreciez pasiunea cu care lucrezi si care este contagioasa. Fara indoiala, ai multe de impartasit celor care sunt la inceput de drum. Si nu numai. Intereseaza, sper, si forma in care le transmiti. Ca lingvist, nu sunt insa de acord cu folosirea limbii romane in pericol de distorsionare, de slutire cu termeni care nu se armonizeaza . Urechea resimte in mod neplacut formarea unor cuvinte importante din punctul de vedere strict al afacerilor, ca inteles, dar nu ca forma. Nu se poate sa iei un cuvant ca share, de ex. si sa-i trantesti, in fuga, un sufix romanesc, ca sa apara un hibrid greu de digerat: ”sharuiaza acest articol!”. Cui te adresezi? Doar celor care stiu despre ce e vorba si accepta noul cuvant care nu este inregistrat de nici un dictionar, dar care trebuie sa-si pastreze grafia englezeasca pentru a fi inteles?
    Cum introduci in romana download? Dar deadline? Am niste deadlinuri? Sau dedlainuri?
    Am auzit: ”te rog sa ne imeilam mai des? Imeilează tu mai intai, ca sa-mi trimiti adresa de imeil. In scris se va pastra forma englezeasca, nu? Să ne emailăm, nu? Sunt sute de exemple, dintre care limba va pastra numai o parte, dupa ce se vor adapta la regulile limbii romane.

    Am intalnit un taran care imi spunea ca ascult multe emisini la radio. Si imi spunea: „Aud la meteo: Ceata s-a dispat”. Nu sunt atat de prost sa nu înțeleg că ceata s-a împrăștiat, s-a risipit. Si ma intreb de ce crede ala ca disipat suna mai bine decat cuvantul nostru romanesc? De ce sa ne aruncam la gunoi cuvinte care sunt ale noastre si sa luam altele, care nu ne
    apartin si nu suna bine?”
    Limba romana vorbita, mai ales in zona de munte, este extrem de expresivă, de viguroasă, de vie. Ce pacat ca cea care se vorbeste acum in marile orase devine din ce in ce mai saraca, printr-o simplificare rapida, care justifica denumirea data de specialisti, anume aceea de romgleza. Accept faptul ca pentru multe cuvinte care tin de tehnică etc. nu exista in limba romana echivalentul necesar. Dar de ce să extindem acest procedeu si acolo unde nu este nevoie?

  5. Si da sunt interesată de cat mai multe sfaturi utile care ma pot ajuta sa imi recapat increderea in mine, in cine sunt si in puterea pe care am pierdut-o uitând de mine.

  6. Multumesc mult pentru ajutor, am inteles de ce sunt blocată intre cele două perioade din viata mea, trecut si prezent, pentru că stau chiar pe linia imaginară dintre ele si nu prioritizez actiunile pe care le văd.
    Teama, nesiguranță si lipsa de incredere si curaj au pus stăpânire pe emotiile si actiunile mele blacandu-mă.Dar am inceput să interacționeze cu mine și cu cei din jurul meu, chiar prin faprul ca scriu acest comentariu pentru mine este o mare realizare și am să continui să o fac.
    Multumesc mult pentru suportul si ajutoril primit .

  7. Multumesc pt. îndrumare. E foarte logic si plin de sens. Chiar eram in situația de a claca sau chiar am clacat. Mă ajuta sa merg mai departe.

  8. Daca ne raportam la Sahara, metaforic, e nevoie si de o buna luciditate in a detecta cisternele, avand in vedere pericolul mirajelor tip fata morgana. Trecand peste vertijul creat de multitudinea taskurilor, hotararea de a traversa un desert necesita niste jaloane solide, dispuse intr-o linie dreapta neaparat, pentrua evita ratacirea. Dar mai intai trebuie sa fii traversat de inspiratie si apoi sa procedezi la elaborarea cuprinsului, in ordinea in care se aseaza capitolele si ideile.
    Ideal ar fi sa nu te preseze timpul, ci sa te organizezi de voie! Si mai ales sa nu te asarnezi pe obiectiv! Instaleaza-l comod in alveola sa lasandu-i ragaz sa se dezvolte!
    Reap results in due time…

  9. Vă mulțumesc pentru deschderea de a Vă împărtăși experiența. Este un articol util. Metoda Cisternelor poate fi utilizată în cadrul activității profesionale, dar și personale. Am să le vorbesc despre ea discipolilor mei.

  10. Eu nu pot să zic altceva decât că toate articolele primite și citite de până acum sunt foarte faine. Aștept în schimb ceva în legătură cu timpul studentului. Mulțumesc!

  11. Este chiar practic faptul de a face „agenda punând ceva destul de precis în agendă…. o activitate, nu numele proiectului”. Astfel, folosita in situatiile in care se dovedeste a fi potrivita, metoda strategica a cisternelor devine motivatoare atunci cand avem de solutionat proiecte mari si nu tocmai bine definite.

  12. Un lucru important , cred eu , este lista cu ce nu trebuie sa faci . Daca reusesti sa ai o asemenea lista nu te vei pierde in amanunte si vei scapa de multi timpi morti !

  13. Materialul pe care tocmai l-am citit soseste la timpul potrivit; este exact ceea ce aveam nevoie (tipul acela de situatii in care te afli atunci cand stii, dar nu stii ca stii si mai ales nu stii cum- ul acela); deja m-a inspirat in redactarea unui plan de activitati necesare in sfera profesionala in perioada imediat urmatoare, pentru ca am de antrenat copiii care se vor prezenta la examen; vezi? am inceput prin a ma referi la ceilalti, dar activitatea aceasta ma priveste si pe mine, pentru ca eu sunt la timona, nu-i asa? deseara am sa recitesc materialul pe care mi l-ai trimis si ma voi ocupa si de proiectul personal, unde am nevoie de asemenea de indrumare; multumesc, Marian.
    [Povestea asta cu cisternele seamana cu o pilda a maturatorului de strada: el nu priveste niciodata in lungul strazii lungi pe care o are de maturat, ci priveste in jos la pasul urmator, fara sa se descurajeze ca nu va ajunge in capatul strazii; o citisem, insa nu gasisem cum sa o aplic, cum sa o „implementez”, desi intelegeam metafora]

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

cultivarea optimismului

Cultivarea optimismului

Atunci când dai o dată cu un zar probabilitatea de a da 6 este de 16.66%, iar dacă dai de trei ori probabilitatea de a da o dată 6 este de 50%. Prin urmare, optimistul este orientat spre a arunca de trei ori cu zarul.

Read More »
Share146
Tweet
Share149