Am întâlnit companii care s-au plâns că au încercat fel și fel de softuri pentru creșterea eficienței sau pentru îmbunătățirea comunicării. Principalul impediment constatat este că se alege o soluție astăzi, însă mâine ea nu mai corespunde cerințelor. Disney, o companie renumită pentru inovație a găsit rapid o soluție. Aceasta nu a fost un soft performant și nici super indicatori de măsurare sau formule complicate. Soluția este mai aproape decât credem și aceasta se numește blog intern al companiei.

Da, ați înțeles bine, prin crearea unui blog intern poți crește eficiența unei companii și poți îmbunătății comunicarea între membrii echipei.

S-a constatat că folosirea unor softuri comportă trei dezavantaje majore:

1. nevoile companiei sunt în schimbare permanentă (lipsă de dinamică)
2. sunt plictisitoare, nu permit discuție sau un flux al ideilor
3. stopează creativitatea și nu fructifică potențialul fiecărui membru al echipei

La fel, folosirea emailului pentru creșterea performanței comportă o serie de dezavantaje cum ar fi:

-       este greu de găsit exact emailul care te interesează

-       firul discuției în cadrul unei echipe este greu de urmărit

-       sunt greu de găsit unele tipizate sau documente (ultima variantă)

-       feedbackul este primit (în cel mai bun caz) doar de cel care a trimis emailul

-       emailul nu este un istrument care asigură memoria organizației (cand angajatul pleacă, este înlocuit sau este în concediu), cu greu poate continua cineva munca

-       se primesc multe emailuri nedorite astfel că, sortarea și separarea lor de cele importante ale companiei devine groaie

Lista dezavantajelor poate continua atât în cazul emailurilor cât și în cazul softurilor. Atenție, vreau să precizez că atât emailul cât și softurile îți pot asigura anumite avantaje, astfel că ele trebuie păstrate. Blogul intern răspune avantajelor astfel că emailurile vor fi doar reduse și nicidecum eliminate.

Un blog intern, protejat cu parolă va fi accesat doar de angajați și de manager. În acest fel oricine va putea fi la curent cu orice idee din companie și poate avea acces instant la orice resursă sau document postat. Folosirea unui blog intern duce la o îmbunătățire a managementului pe două paliere (comunicare și administrare).

La nivel de comunicare, blogul intern poate fi folosit în următoarele moduri:

-       managerul pune în discuție o idee, primește feedback, care poate fi văzut de toți ceilalți. Întotdeauna de la o idee, îți vine alta și așa mai departe, astfel încât feedbackul devine mult mai consistent

-       prin postarea unei informații, toți angajații sunt informați în timp record, iar atunci când este vorba de o problemă cineva poate veni cu o soluție rapid și are ocazia să primească feedback la fel de rapid

-       printr-un blog intern se asigură paternitatea ideilor. Dispare astfel discuția atât de întâlnită privind paternitatea unei idei

-       prin intermediul blogului intern pot fi puse la dispoziția angajaților fie de către angajator, fie de către angajați, diferite informații de ordin personal (discounturi, oferte speciale, locuri în care au mers, etc)

-       blogul intern oferă fiecărui angajat ocazia de a-și expune o idee (nu toți angajații cu idei bune vor lua cuvântul în ședințe și-și vor spune părerea). Ideea poate fi astfel scrisă, analizată și văzută de toți, începând de la manager până la colegul de birou

-       un blog intern poate asigura o dinamică a echipelor, o consolidare a acestora și o valorificare mai mare a potențialului fiecărui individ, crescând în acest fel apartenența lor la valorile companiei.

La nivel administrativ blogul intern oferă instrumente prin care poate fi îmbunătățit managementul:

-       organizarea fișierelor și indexarea lor rapidă

-       oricine, în orice moment (în funcție de eventualele restricții necesare) va avea acces la documentul potrivit

-       găsirea rapidă a unor soluții

-       semnalarea unor probleme foarte rapid

-       ideile pot fi îmbunătățite și discutate, de la egal la egal

-       orice angajat nou, poate avea acces la memoria organizației

-       se pot aduce oricând informări privind stadiul sau progresul într-un anumit moment (într-un soft veți pune doar o cifră corespondentă și nu este suficient)

-       regulamente interne, tipizate, etc, toate pot fi arhivate și accesate rapid

-       dispare problema ”ultimei variante” a unui document

-       se pot trasa sarcini foarte rapid și se poate oferi feedback

Listele pot continua, blogul intern fiind un instrument performant. Blogul așa cum este el  gândit este flexibil, în orce moment îi poți adăuga diferite opțiuni sau un nou design. El poate răspunde oricărei provocări, tocmai pentru că nu este standardizat. Flexibilitatea este cuvântul cheie care definește blogul intern. Vă recomand Jeremy Wright – Blog marketing pentru a afla mai multe despre puterea blogului intern și a blogului corporate.

S-ar putea obiecta că în acest fel angajații pot oferi oricui din afară acces la acest blog prin transmiterea unui user și a unei parole. Și aici departamentul IT poate avea soluții, însă această problemă oricum există în cazul emailului sau prin folosirea unui stick. Blogul intern nu este o soluție pentru creșterea siguranței datelor ci pentru inovație, performanță și comunicare.

Blogul intern reprezintă un plus, un instrument la care poate apela orice companie indiferent de numărul angajaților.  În concluzie, repet câteva motive pricipale pentru care ai putea apela la această soluție:

1. este rapidă
2. presupune costuri foarte reduse
3. oferă flexibilitate maximă
4. motivează non-financiar angajații
5. crește performanța
6. consolidează echipele
7. eficientizează din punct de vedere adminsitrativ
8. valorifică potențialul fiecărui membru al echipei
9. asigură o comunicare autentică între angajați –angajtori și între angajați-angajați

10. poate fi accesat de angajați din orice loc unde există internet și poate fi actualizat permanent.

Îți doresc mult success în implementarea acestei soluții! Poți oricând să-mi oferi feedbackul printr-un comentariu sau printr-un email la adresa rujoiu@traininguri.ro

Amintește-ți că în general ai doar două variante: te adaptezi sau dispari, până la urmă este o alegere pe care trebuie să o faci!  Lipsa alegerii, reprezintă de fapt tot o alegere! În Extreme Training am implementat  acest sistem si functioneaza!